Datenschutzerklärung

TodsAI LLC, 30 N Gould St Ste N, Sheridan, WY 82801, USA, betreibt die Website und den Dienst. Kontakt: hello@nelxa.com. Datenschutzkontakt: hello@todsai.com.

Für Besucher dieser Website und für Personen mit Nelxa-Konten (Mitarbeitende von Reisebüros) sind wir der Verantwortliche.

Für die personenbezogenen Daten, die ein Reisebüro in seinem Arbeitsbereich über seine Reisenden und Geschäftskontakte speichert, ist das Reisebüro der Verantwortliche und wir sind sein Auftragsverarbeiter, der nach seinen Weisungen gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag handelt. Wenn Sie Reisender sind und Fragen zu Ihren Daten im Arbeitsbereich eines Reisebüros haben, wenden Sie sich bitte zuerst an dieses Reisebüro; wir unterstützen es bei der Antwort.

Die Website setzt ein unbedingt erforderliches Cookie (nelxa_site_lang), um Ihre Sprachwahl zu speichern. Sie verwendet keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Falls wir Web-Analysen aktivieren, laufen sie ohne Cookies und ohne Sie zu identifizieren.

Unser Hosting-Anbieter führt übliche Server-Protokolle (IP-Adresse, aufgerufene Seite, Browsertyp, Uhrzeit) für Sicherheit und Betrieb.

Wenn Sie eine Demo anfragen, verarbeiten wir die eingegebenen Angaben (Name, E-Mail, Name des Reisebüros, optional Telefon, Teamgröße, Nachricht und Ihre Sprache), um Ihnen zu antworten und, falls Sie Kunde werden, Ihr Konto einzurichten. Wir bewahren sie so lange auf, wie es für die Nachverfolgung nötig ist.

Beim Anlegen eines Kontos verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und, wenn Sie sich mit Google anmelden, die von Google bereitgestellten Profildaten. Die Authentifizierung übernimmt Firebase Authentication; Sitzungen verwenden ein signiertes Cookie.

Während der Nutzung des Dienstes erfassen wir, zu welchem Arbeitsbereich Sie mit welcher Rolle gehören, sowie Ihrem Konto zugerechnete Aktionen wie Automatisierungsläufe, Bearbeitungen und erfasste Signaturen, damit das Reisebüro eine verlässliche Nachvollziehbarkeit hat. Support-Gespräche werden zur Bearbeitung Ihres Anliegens aufbewahrt.

Je nach Eingaben des Reisebüros kann ein Arbeitsbereich je Reisendem enthalten: Name und Kontaktdaten; Ausweisdaten (Pass- oder Personalausweisnummer, Ablaufdatum, hochgeladene Scans), die für Buchungen benötigt werden; Kommunikationssprache; Haushalts- und Familienverknüpfungen; Reisehistorie; Ratenpläne, Zahlungen, Erstattungen und Zahlungsmeldungen; Verträge, Signaturen mit Zeit, Adresse und Browser; Portal-Anmeldecodes und Nachrichten; sowie bei Gruppenteilnehmern Ernährungswünsche, Gesundheitshinweise und Notfallkontakte.

Wir verwenden diese Daten nicht für eigene Zwecke, verkaufen sie nicht und nutzen sie nicht zum Training von KI-Modellen. Hochgeladene Dateien liegen unter serverseitig kontrollierten Pfaden je Reisebüro; Ausweisnummern werden in der Datenbank des Arbeitsbereichs gespeichert und sind nur für die Mitarbeitenden des Reisebüros entsprechend ihrer Rolle sichtbar.

Die Datenbank (PostgreSQL) läuft bei Supabase in Frankfurt am Main. Die Anwendung läuft auf Google Cloud (Firebase App Hosting) in der Region europe-west4, und PDFs werden von einem privaten Dienst auf Google Cloud Run in derselben Region erzeugt. Die Anmeldung nutzt Firebase Authentication, einen globalen Google-Dienst; hochgeladene Dateien liegen in Firebase Storage in der Europäischen Union.

Wenn ein Reisebüro eigene Dienste verbindet, fließen Daten nach Bedarf dorthin: Stripe (Kartenzahlungen, das eigene Stripe-Konto des Reisebüros); der vom Reisebüro gewählte E-Mail-Anbieter (Brevo, Resend oder der eigene SMTP-Server) für E-Mails an Reisende; ein KI-Anbieter (OpenAI, Anthropic oder Google) nur, wenn das Reisebüro seinen eigenen Schlüssel hinterlegt hat, und nur für die übermittelten Inhalte; Google Kalender, wenn verbunden. Abfragen von Flugnummern (AeroDataBox), Orten (Google Places) und Stockfotos (Unsplash, Pexels, Pixabay) senden nur die Suchbegriffe.

Die vollständige Liste mit Standorten finden Sie auf der Seite zum Auftragsverarbeitungsvertrag. Verarbeitet ein Anbieter Daten außerhalb der EU/des EWR, stützt sich die Übermittlung auf die Garantien in den Bedingungen dieses Anbieters, etwa die EU-Standardvertragsklauseln.

Kontodaten werden aufbewahrt, solange das Konto besteht. Daten des Arbeitsbereichs werden aufbewahrt, solange der Arbeitsbereich aktiv ist. Datensätze, die ein Reisebüro löscht, wandern in den Papierkorb des Arbeitsbereichs und werden 30 Tage nach dem Löschen endgültig entfernt; Reisen mit Finanzdaten (Zahlungen, Erstattungen, angenommene Änderungen) werden für die Buchhaltung aufbewahrt statt gelöscht. Signierte Verträge behalten den Stand, auf dem sie unterschrieben wurden, für die Dauer der Reise.

Wird ein Arbeitsbereich geschlossen, löschen wir seine Daten oder geben sie zurück, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbart, sofern das Gesetz keine längere Aufbewahrung verlangt.

Jeder Datensatz trägt sein Reisebüro, und die Row-Level Security von PostgreSQL setzt diese Grenze durch; API-Routen prüfen bei jeder Anfrage Nutzer, Arbeitsbereich und Rolle. Der Datenverkehr ist bei der Übertragung verschlüsselt. Von Reisebüros hinterlegte Anbieterschlüssel werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM). Portal-Links sind persönliche Token mit Ablauf, und Einmalcodes sind ratenbegrenzt. Gelöschte Datensätze sind vor der endgültigen Löschung wiederherstellbar, und Automatisierungsläufe und Signaturen werden protokolliert.

Nach der DSGVO können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen und der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen. Schreiben Sie an hello@nelxa.com. Wenn Sie Reisender sind, ist Ihr Reisebüro der Verantwortliche für die Daten in seinem Arbeitsbereich und kann Ihr Anliegen direkt bearbeiten; wir unterstützen es dabei.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats zu beschweren, in dem Sie leben oder arbeiten oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat; in Griechenland ist dies die griechische Datenschutzbehörde (www.dpa.gr).

Nelxa-Konten sind für geschäftliche Nutzer. Reisebüros können Reisende jeden Alters erfassen (zum Beispiel Kinder bei einer Familienbuchung); dies liegt in der Verantwortung des Reisebüros als Verantwortlichem.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Software oder das Gesetz ändert. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung; wesentliche Änderungen werden Kontoinhabern mitgeteilt.