Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του γραφείου για την παροχή της υπηρεσίας Nelxa, για όσο υπάρχει ο χώρος εργασίας του γραφείου και έως τη διαγραφή ή επιστροφή των δεδομένων στη συνέχεια.

Φιλοξενία, αποθήκευση, εμφάνιση, διαβίβαση (email, PDF, σελίδες portal, σύνδεσμοι πληρωμής), αυτοματισμοί και, όπου το γραφείο το ενεργοποιεί με δικό του κλειδί, σύνταξη και ανάλυση με τη βοήθεια AI. Κάθε επεξεργασία ακολουθεί τις καταγεγραμμένες οδηγίες του γραφείου, που δίνονται μέσα από τις ρυθμίσεις και τις δυνατότητες του προϊόντος.

Υποκείμενα δεδομένων: οι ταξιδιώτες του γραφείου και οι συνεπιβάτες τους, επαγγελματικές επαφές και προμηθευτές, και το προσωπικό του γραφείου.

Κατηγορίες: δεδομένα ταυτοποίησης και επικοινωνίας· στοιχεία ταξιδιωτικών εγγράφων· δεδομένα ταξιδιών και κρατήσεων· οικονομικά δεδομένα (δόσεις, πληρωμές, επιστροφές)· αρχεία συμβάσεων και υπογραφών· επικοινωνίες· και, όπου το γραφείο τα καταγράφει για επιβάτες γκρουπ, διατροφικές και ιατρικές σημειώσεις και επαφές έκτακτης ανάγκης.

Επεξεργαζόμαστε δεδομένα μόνο κατ' εντολή· τα κρατούμε εμπιστευτικά και δεσμεύουμε το προσωπικό μας με εμπιστευτικότητα· εφαρμόζουμε τα παρακάτω μέτρα ασφάλειας· βοηθούμε το γραφείο με αιτήματα υποκειμένων και με τις υποχρεώσεις ασφάλειας και εκτίμησης αντικτύπου· ενημερώνουμε το γραφείο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση για παραβίαση προσωπικών δεδομένων που αφορά τα δεδομένά του· διαγράφουμε ή επιστρέφουμε τα δεδομένα στο τέλος της υπηρεσίας· και διαθέτουμε τις πληροφορίες που απαιτούνται για την απόδειξη συμμόρφωσης.

Διαχωρισμός μισθωτών με row-level security στην PostgreSQL και εξουσιοδότηση ανά αίτημα στην εφαρμογή· κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά· κρυπτογράφηση σε ηρεμία των κλειδιών παρόχων (AES-256-GCM)· διαδρομές αρχείων ανά γραφείο που ελέγχει ο διακομιστής· προσωπικοί σύνδεσμοι με λήξη και κωδικοί μίας χρήσης με όριο ρυθμού για ταξιδιώτες· πρόσβαση βάσει ρόλων για το προσωπικό· ανακτήσιμη διαγραφή με οριστική διαγραφή στις 30 ημέρες· καταγραφή εκτελέσεων αυτοματισμών και υπογραφών· έλεγχοι κατά τη μεταγλώττιση που απορρίπτουν κώδικα που διαβάζει δεδομένα άλλων γραφείων.

Χρησιμοποιούμε τους υπεργολάβους επεξεργασίας που αναφέρονται παρακάτω. Θα ενημερώνουμε τους ιδιοκτήτες λογαριασμών πριν προσθέσουμε ή αντικαταστήσουμε υπεργολάβο που επεξεργάζεται δεδομένα γραφείων, ώστε το γραφείο να μπορεί να αντιταχθεί. Οι υπηρεσίες που το γραφείο συνδέει με δικό του λογαριασμό (Stripe, πάροχοι email, πάροχοι AI, Google Calendar) ενεργούν βάσει της δικής του σύμβασης με αυτές.

Το γραφείο μπορεί να διαγράφει εγγραφές οποτεδήποτε (κάδος, οριστική διαγραφή μετά από 30 ημέρες) και να εξάγει την κατάσταση επιβατών γκρουπ σε CSV· οι χώροι εργασίας Premium μπορούν να εξάγουν τα οικονομικά στοιχεία σε CSV. Στο τέλος της υπηρεσίας διαγράφουμε τα δεδομένα του χώρου εργασίας ή, κατόπιν αιτήματος, τα επιστρέφουμε πρώτα σε μηχαναγνώσιμη μορφή, εκτός όπου ο νόμος απαιτεί διατήρηση.

Απαντούμε σε εύλογες γραπτές ερωτήσεις ελέγχου και διαθέτουμε τεκμηρίωση των μέτρων μας. Επιτόπιοι έλεγχοι συμφωνούνται κατά περίπτωση στην υπογεγραμμένη σύμβαση.